1. Start
2. Datenschutz

Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher

Piller GmbH, Daimlerstraße 12, 67346 Speyer
Telefon: 06232 71313, E-Mail: kontakt@piller-speyer.de
Vertreten durch den Geschäftsführer Ralf Piller.

2. Das Wichtigste in Kürze

• Diese Website setzt keine Cookies für Besucher und keine Analyse- oder Marketingdienste Dritter ein. Eine eigene, datensparsame Besucherstatistik läuft ausschließlich auf unserem Server, ohne Cookies und ohne gespeicherte IP-Adressen (Ziffer 5).
• Schriftarten und Bilder liegen auf unserem eigenen Server. Es werden keine Daten an Google Fonts oder ähnliche Dienste übertragen.
• Was Sie uns über Formulare oder den Chat mitteilen, nutzen wir ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.
• Ihre Daten liegen in Deutschland bzw. in der EU. Nur für den KI-Chat und KI-gestützte Arbeitsschritte kann eine Übermittlung in die USA stattfinden (Ziffer 4, 9 und 10).

3. Rechtsgrundlagen im Überblick

• Vertrag und Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bearbeitung Ihrer Anfragen, Angebote, Termine und Aufträge.
• Gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nach Handels- und Steuerrecht.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): sicherer Betrieb der Website, Schutz vor Missbrauch, Beantwortung allgemeiner Fragen, anonyme Besucherstatistik und Verbesserung unseres Angebots.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): zum Beispiel die jährliche Erinnerung an einen Wartungs-Check.
• Speicherung auf Ihrem Gerät (§ 25 TDDDG): nur, soweit sie für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist (Ziffer 6).

4. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Innerhalb der Piller GmbH erhalten nur die Mitarbeiter Zugriff, die Ihr Anliegen bearbeiten, und nur in dem Umfang, den ihre Aufgabe erfordert. Jeder Zugriff wird protokolliert. Außerdem setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten nur nach unserer Weisung verarbeiten (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO):

• Hetzner Online GmbH, Deutschland: Server der Website, Datenbank und Dateispeicher
• CyCure (cycure.io): Betrieb und technische Betreuung von Website und Verwaltungssystem
• Microsoft Ireland Operations Ltd.: E-Mail-Postfächer und E-Mail-Versand, Kalender und Dokumente unseres Teams (Microsoft 365, Speicherung in Rechenzentren in der EU)
• OpenAI Ireland Ltd.: KI-Chat und KI-Funktionen (Ziffer 9 und 10)

Zur Prüfung der Entfernung eines Einsatzorts übermitteln wir nur die Ortsangabe ohne Namen an die OpenStreetMap Foundation (Ziffer 9).

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nur statt, wenn ein Dienstleister oder dessen Unterauftragnehmer Daten dort verarbeitet, insbesondere OpenAI und Microsoft in den USA. Sie erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und ergänzend von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO).

5. Hosting, Server-Logfiles und Besucherstatistik

Die Website läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Deutschland, betreut von CyCure (Ziffer 4).

Beim Aufruf verarbeitet der Webserver technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp), um die Website sicher bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle löschen wir nach spätestens 14 Tagen.

Besucherstatistik: Um zu verstehen, welche Seiten und Angebote gefragt sind, zählen wir Aufrufe mit einer eigenen Statistik auf unserem Server. Erfasst werden die aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit, die Zeit, die eine Seite sichtbar war, die Herkunft (etwa eine Suchmaschine oder ein Link), die Art des Geräts, Betriebssystem und Browser (grob aus der Browserkennung, die jeder Browser mitsendet) sowie einzelne Klicks, zum Beispiel auf die Telefonnummer oder das Öffnen des Chats. Beginnen Sie einen Chat mit Emilia, speichern wir für die Statistik nur ein allgemeines Thema (etwa „Reparatur“), nicht den Text Ihrer Nachricht.

Die Statistik setzt keine Cookies, legt nichts auf Ihrem Gerät ab und liest keine Gerätemerkmale aus. Ihre IP-Adresse wird nur kurz verwendet: um den ungefähren Ort (Stadt und Region) über eine Datenbank auf unserem eigenen Server zu bestimmen, und um zusammen mit der Browserkennung und einem täglich neuen Zufallsschlüssel eine nicht umkehrbare Tageskennung zu bilden. So können wir Besucher eines Tages zählen, ohne sie wiederzuerkennen. Die IP-Adresse selbst speichern wir nicht, den Tagesschlüssel löschen wir nach zwei Tagen; danach lässt sich keine Kennung mehr einer Person zuordnen. Es werden keine Daten an Dritte übermittelt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Statistikdaten löschen wir nach 14 Monaten. Wenn Sie in Ihrem Browser „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“ eingeschaltet haben, werden Sie nicht gezählt. Unabhängig davon können Sie der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Ziffer 14). Die Ortsdatenbank stammt von DB-IP (IP Geolocation by DB-IP).

6. Speicherung im Browser

Diese Website speichert beim Besuch nichts auf Ihrem Gerät. Erst wenn Sie den Chat mit unserer Assistentin öffnen, speichert Ihr Browser den Chatverlauf im sogenannten Sitzungsspeicher (sessionStorage), damit das Gespräch beim Wechsel der Seite erhalten bleibt. Diese Daten bleiben auf Ihrem Gerät und werden gelöscht, sobald Sie das Browserfenster schließen. Schließen Sie den Begrüßungshinweis der Assistentin, legt Ihr Browser im lokalen Speicher (localStorage) einen einzelnen Eintrag ohne personenbezogene Daten an, damit der Hinweis bei späteren Besuchen nicht wieder erscheint. Diesen Eintrag können Sie jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen. Beide Speicherungen sind für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

7. Anfragen über unsere Formulare

Wenn Sie uns über ein Formular schreiben, etwa eine Kontakt-, Angebots- oder Terminanfrage, eine Rückrufbitte oder eine Reparaturmeldung, verarbeiten wir Ihre Angaben (Vor- und Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, bei Bedarf Ihre Anschrift, Ihre Auswahl und Ihre Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahmen). Genauso gehen wir vor, wenn Sie uns eine E-Mail schreiben oder anrufen.

Speicherung: Ihre Anfrage wird in unserem Verwaltungssystem gespeichert, damit unser Team sie bearbeiten und nachvollziehen kann. Datenbank und Dateien wie Fotos liegen auf unserem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland.

E-Mails: Jede neue Anfrage wird per E-Mail an unser Team weitergeleitet. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse angeben, erhalten Sie eine Eingangsbestätigung mit Ihrer Vorgangsnummer und, sobald ein Termin feststeht, eine Terminbestätigung. Der Versand läuft über Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd., Speicherung in Rechenzentren in der EU), mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Fotos: Fotos, die Sie mitschicken, werden vor dem Hochladen in Ihrem Browser verkleinert und zusammen mit Ihrer Anfrage gespeichert. Wir nutzen sie ausschließlich, um den Einsatz vorzubereiten.

Schutz vor Missbrauch: Unsere Formulare und der Chat sind mit ALTCHA vor automatisierten Anfragen geschützt. Dabei löst Ihr Browser im Hintergrund eine kleine Rechenaufgabe; die Prüfung läuft auf unserem eigenen Server, ohne Cookies und ohne Dienste Dritter. Um Missbrauch zu begrenzen, zählen wir außerdem Anfragen je Absender für kurze Zeit. Dafür speichern wir Ihre IP-Adresse und Ihre E-Mail-Adresse nicht im Klartext, sondern nur als nicht umkehrbare Kennung (Hash). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer: Anfragen, aus denen kein Auftrag entsteht, löschen wir nach 12 Monaten. Haben wir Ihnen ein Angebot gemacht oder einen Auftrag ausgeführt, bewahren wir die zugehörigen Unterlagen sechs Jahre auf, Rechnungen acht Jahre, weil Handels- und Steuerrecht es so vorschreiben (§ 257 HGB, § 147 AO).

Bewerbungen: Wenn Sie sich bei uns bewerben, per E-Mail oder über das Kontaktformular, verarbeiten wir Ihre Angaben und Unterlagen, um über die Einstellung zu entscheiden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG). Einsehen können sie nur die Geschäftsführung und die Mitarbeiter, die an der Auswahl beteiligt sind. Stellen wir Sie ein, kommen die Unterlagen in Ihre Personalakte. Sagen wir ab, löschen wir sie nach sechs Monaten, weil wir uns bis dahin gegen Ansprüche wegen Benachteiligung verteidigen können müssen (§ 15 Abs. 4 AGG). Länger behalten wir Ihre Bewerbung nur, wenn Sie dem zustimmen.

8. Terminanfrage und Reparaturmeldung

Für eine Terminanfrage verarbeiten wir zusätzlich Thema, Beratungsart und Ihre Wunschtage, für eine Reparaturmeldung Ihre Anschrift und die hochgeladenen Fotos. Den Termin stimmen wir persönlich mit Ihnen ab. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Speicherung und Speicherdauer gilt Ziffer 7.

Eine jährliche Erinnerung an einen Wartungs-Check schicken wir nur, wenn Sie dem ausdrücklich zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an kontakt@piller-speyer.de.

Geburtstag: Ihr Geburtsdatum speichern wir nur, wenn Sie es uns freiwillig nennen. Glückwünsche zum Geburtstag, etwa per Anruf oder Karte, gibt es nur, wenn Sie dem zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Ihre Zustimmung halten wir mit Datum fest. Sie können sie jederzeit widerrufen, dann gratulieren wir nicht mehr und löschen das Geburtsdatum auf Wunsch.

9. KI-Chat-Assistentin Emilia

Auf unserer Website können Sie freiwillig mit unserer digitalen Assistentin Emilia schreiben. Emilia ist ein KI-System; darauf weisen wir im Chat ausdrücklich hin, wie es die KI-Verordnung der EU (Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 50) verlangt. Ihre Antworten können Fehler enthalten. Verbindliche Aussagen, etwa zu Preisen oder Terminen, erhalten Sie immer von unserem Team. Emilia beantwortet Fragen und nimmt auf Wunsch Ihr Anliegen auf. Ihre Nachrichten werden über unseren Server an die OpenAI Ireland Ltd. übermittelt, um eine Antwort zu erzeugen; dabei kann eine Verarbeitung durch die OpenAI, L.L.C. in den USA stattfinden. Grundlage dafür sind der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, das EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. Nach Angaben von OpenAI werden über die Schnittstelle übermittelte Daten nicht zum Training von Modellen verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen).

Weitergabe an unser Team: Ihr Anliegen geben wir erst weiter, nachdem Emilia Ihnen eine Übersicht Ihrer Angaben gezeigt und Sie zugestimmt haben. Danach gelten die Ziffern 7 und 8.

Entfernung zum Einsatzort: Nennen Sie im Chat einen Einsatzort, kann Emilia prüfen, ob er in unserem Einsatzgebiet liegt. Dazu übermittelt unser Server nur die Ortsangabe (Postleitzahl, Ort oder Straße), nie Ihren Namen oder Ihre Kontaktdaten, an den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich), der daraus Koordinaten ermittelt. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Das Ergebnis speichern wir kurz zwischen, um die Anfrage nicht zu wiederholen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

Fotos: Im Chat können Sie freiwillig ein Foto senden. Es wird zur Einschätzung an den KI-Dienst übermittelt und bei einer Weitergabe Ihrem Vorgang zugeordnet. Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen Daten wie Gesundheits- oder Bankdaten ein.

Gesprächsende und Bewertung: Sie können ein Gespräch jederzeit beenden. Danach können Sie Emilia freiwillig mit Sternen und einem kurzen Kommentar bewerten. Die Bewertung speichern wir zusammen mit dem Gespräch und nutzen sie, um Emilia zu verbessern.

Speicherung und Speicherdauer: Chatverläufe speichern wir in unserem Verwaltungssystem, damit wir Anliegen nachvollziehen und Missbrauch erkennen können. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir Ihre IP-Adresse nur als nicht umkehrbare Kennung. Gespräche, aus denen keine Anfrage entsteht, löschen wir nach 90 Tagen, zusammen mit einer Bewertung. Führt ein Gespräch zu einer Anfrage, gilt die Speicherdauer aus Ziffer 7.

Verbesserung ohne Personenbezug: Aus abgeschlossenen Gesprächen und Bewertungen leiten wir allgemeines Wissen ab, etwa häufige Fragen zu Produkten, damit Emilia künftig besser antworten kann. Namen, Anschriften, Telefonnummern und E-Mail-Adressen werden dabei vorher entfernt, und jeder Vorschlag wird von einem Mitarbeiter geprüft, bevor er verwendet wird.

10. KI-Unterstützung bei der Bearbeitung

Unser Team nutzt in unserem Verwaltungssystem KI-Funktionen, zum Beispiel um Anfragen zusammenzufassen, Termine zu planen oder Angebotsentwürfe vorzubereiten. Dabei können Angaben zu Ihrer Anfrage an die OpenAI Ireland Ltd. übermittelt werden, unter denselben Bedingungen wie in Ziffer 9. Die KI macht nur Vorschläge; Entscheidungen und alles, was Sie von uns erhalten, prüft und verantwortet ein Mitarbeiter. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

11. Externe Links

Links zu Google Maps, Herstellern oder Bewertungsportalen öffnen die jeweiligen Dienste erst nach Ihrem Klick. Vorher werden keine Daten an diese Anbieter übertragen.

12. Speicherdauer im Überblick

• Server-Logfiles: höchstens 14 Tage
• Besucherstatistik: 14 Monate, ohne IP-Adressen; der Tagesschlüssel für die Besucherkennung zwei Tage
• Zähler zum Schutz vor Missbrauch: wenige Stunden bis höchstens einen Tag
• Chatverläufe ohne Anfrage, samt Bewertung: 90 Tage
• Anfragen ohne Auftrag: 12 Monate
• Angebote, Auftragsunterlagen und Geschäftsbriefe: sechs Jahre (§ 257 HGB)
• Rechnungen und Buchungsbelege: acht Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)
• Bewerbungen ohne Einstellung: sechs Monate nach unserer Absage
• Einwilligungen: bis zum Widerruf, danach so lange, wie wir die Einwilligung nachweisen müssen
• Geburtsdatum: solange wir Sie als Kunden oder Ansprechpartner führen oder bis Sie die Löschung verlangen

Nach Ablauf der Frist löschen wir die Daten oder anonymisieren sie so, dass kein Bezug zu Ihrer Person mehr möglich ist.

13. Pflicht zur Bereitstellung

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Daten über diese Website mitzuteilen. Ohne Kontaktdaten können wir Ihre Anfrage allerdings nicht beantworten. Pflichtfelder in Formularen sind gekennzeichnet; alle weiteren Angaben sind freiwillig.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dafür einfach an uns. Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, zum Beispiel beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.

15. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Verarbeitung auf dieser Website oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Stand: Oktober 2026.